簡単！エクセルとワードを使って宛名ラベルを作成、印刷する方法

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こんにちは、インクペディア編集部の高尾です。

電子化が進む世の中とはいえ、DM（ダイレクトメール）はまだまだビジネスやご家庭で使われていますし、
その際、必ず宛名ラベルが必要になりますよね。

実は、ワードとエクセルがあれば、簡単にラベル印刷をすることができるんです。

この記事では、エクセルで名簿を作成し、ワードの差し込み印刷機能を使った宛名ラベルの印刷方法をご紹介しようと思います！

※今回は、Excel2016、Word2016を使用しています。
Excel2007、Excel2010では、エクセル内でラベル印刷ウィザードを開き、印刷することができたのですが、
Excel2013以降、エクセルのラベル印刷ウィザードアドインが削除されてしまったので、ワードの差し込み印刷を使用する必要があります。

 

Excelで名簿リストを作成

まずは、エクセル上で名簿を作成します。

一番上の列に、郵便番号、住所、会社名、氏名などの項目名を入れます。
※必要に応じて、住所3を追加したり、不要な項目は削除しても問題ありません。

2列目以降に、名簿データを記入していきます。

 

リストができました。今回はこの24件の名簿データを宛名ラベルで印刷したいと思います。

 

Wordの差し込み印刷機能でラベル作成

エクセルで名簿のデータができたら、いよいよワードでラベル印刷を行います。
ワードには「差し込み印刷」という機能があり、今回はこちらの機能を使ってラベル印刷をしていきます。

 

まずワードを開いたら、タブメニューの「差し込み文書」をクリックします。

 

「差し込み印刷の開始」をクリックし、表示されたメニュー内、「差し込み印刷ウィザード」をクリックしましょう。

 

すると、ワードの右側に、差し込み印刷用のメニューが表示されます。
「文書の種類を選択」では、今回は宛名ラベルを印刷したいので、「ラベル」にチェックをした上で、
「次へ:ひな形の選択」をクリックして次へ進みます。

次に、ラベルのレイアウトを決めていきます。
ラベルレイアウトを間違ってしまうと、印刷した時、実際の紙ラベルとズレてしまうので、間違いなく設定する必要があります。

 

まず、「ひな形の選択」では、①文書レイアウトの変更にチェックを入れます。
すると下に、②ラベルオプションという項目が表示されるので、クリックします。

 

ラベルオプションメニューがポップアップされるので、お使いのラベルシールの製造元、製品番号を確認した上で、
それぞれ選択していきます。

今回は、A-ONE 28389というラベルシールを使うので、こちらを選択しました。
選択後、「OK」をクリックします。

 

無事、ラベルのレイアウトができました。
右側の差し込み印刷メニューの「次へ：宛名の選択」をクリックしましょう。

 

「既存のリストを使用」にチェックを入れた上で、「参照」をクリックします。

 

ファイル選択画面に移るので、先ほど作成したエクセルファイルを選択しましょう。

 

テーブル選択画面が開くので、エクセルのどのシートのデータを引用するかを選択します。
今回は「Sheet1」に名簿を記入しているので、「Sheet1$」を選択し、OKをクリックします。

 

名簿データが出力されました。各項目のデータに問題がなければ、「OK」をクリックしましょう。

 

名簿データを取り込むことができたので、差し込み印刷メニューの「次へ：ラベルの配置」をクリックしましょう。

 

どのような形式でラベルを配置するか？を決めましょう。
今回はエクセルの1列目に、それぞれ項目を設けているので、「差し込みフィールドの挿入」をクリックします。

 

フィールド挿入画面が開くので、必要なフィールドをラベルに挿入していきます。
一般的に、「郵便番号」、「住所」、「企業名」、「氏名」の順で入力するので、その通りに挿入していきます。

 

ラベルフィールドに挿入し終わったら、「すべてのラベルの更新」をクリックして、すべてのラベルに反映させましょう。

 

全てのラベルに反映されました。
差し込み印刷メニューの、「次へ：ラベルのプレビュー表示」をクリックしましょう。

 

エクセルの名簿リストのデータが全て反映されました。
内容に問題なければ、差し込み印刷メニューの「次へ：差し込み印刷の完了」をクリックしましょう。

 

「印刷」をクリックして、ラベルシールを印刷しましょう。

 

キレイに印刷することができました！

エクセルで名簿をリストアップすれば、大量のラベル印刷も簡単にできてしまいますね。

ぜひ、参考にしてみてくださいね！

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