ワードとエクセルを使って直接封筒に宛名印刷する方法をご紹介！

• 
• 
• 
• 
• 

大量の郵送物を出してる人や、毎度宛先を手書きしている人には封筒に宛先を印刷する方法がおすすめです。印刷の詳しい手順を解説します。 エクセルとワードが使えるパソコンと、プリンターがあればぜひ試してみましょう！見た目もキレイに仕上がりますし、作業効率も上がりますよ。

ワード・エクセルを使った封筒印刷のメリット

ワード・エクセルを使って直接封筒に印刷するメリットは、いくつかあります。
1つ目は見た目が綺麗なことです。パソコンで作成するためフォントも選べますし、文列が曲がるということもありません。字に癖がある人や自信がない人にとっては頼りになるでしょう。

2つ目は大量の郵送物でも効率良く封筒に宛名書きができることです。一度設定を行えば、あとはプリンターが印刷してくれるので、1つずつ手書きで書くよりも時間に余裕が生まれますし、作業効率が上がるでしょう。ダイレクトメールや、毎月定期的に送っているものがある人にとっては便利です。

3つ目は差出人を書く手間が省けることです。宛先は毎回変わる可能性がありますが、差出人の情報が変わることはあまりないですよね。差出人として、会社名や住所、部署などを先に印刷しておくことも可能です。送るタイミングで担当者の印鑑を押すのも良いでしょう。また、デザインに凝りたい方は会社のロゴなども入れることが可能です。

 

ワードとエクセルを使って直接封筒に宛名印刷する方法

それではワードとエクセルを使って直接封筒に宛名印刷する手順を解説していきます！

<準備1>今回の方法で封筒に直接印刷するために必要なもの

まずこの方法で必要なものは
「エクセル」「ワード」「印刷する封筒」「プリンター」「宛名のデータ」です。

そして、今回使っているワード・エクセルは「Microsoft 365」、パソコンは「Mac」です。使っているパソコンやワードのバージョンにより見え方が違う可能性がありますのでご了承くださいませ。また封筒は「長形3号」宛名は「縦書き」です。

<準備2>縦書きと横書き どちらにするか決める

縦書きか横書きか決めましょう。
縦書き用の封筒であれば、縦書きで書くのがマナーとされています。
しかし、縦書き用封筒に横書きで書くパターンも少なくありません。ビジネスのシーンでも横書きで宛名を描く場合もあるようです。どうしても縦書きでないといけない場合以外は、バランスの取りやすい方を選ぶと良いでしょう。

<STEP1>エクセルに宛先データを入力する

ナンバリングすると管理するのが楽かもしれません。
No.、郵便番号、住所、氏名、敬称 など、必要な情報をまとめてファイル名を「住所録」とし、保存しましょう。
今回エクセルを使うのはここまでです！

 

<STEP2>ワードをひらいてレイアウトを設定する

まずはレイアウトの設定をします。今回は縦書きの方法です。

レイアウトを設定するために上タブの「レイアウト」をクリックします。
（1）「テキストの方向」→「縦書き」をクリック。
（2）「余白」→「狭い」をクリック。
（3）「印刷の向き」→「縦」をクリック。
（4）「サイズ」→「封筒 長形 3」をクリック。

 

<STEP3>ワードにエクセルの宛名データを反映させる

（5）「差し込み文書」→「宛先の選択」→「既存のリストを使用」をクリック

 

 

（6）STEP1で作ったエクセルのデータを選択し「開く」をクリック。
　　”ブックを開く”が出てくるので「OK」をクリック
　　※シートが複数ある場合は”ブックのドキュメントを開く：”の部分でシートを選択

これでデータを反映できました！
が、ワードを見ても真っ白のままです。反映できてるか心配かもしれませんが、これで大丈夫です！

 

<STEP4>データを差し込んでいく：「住所・氏名・敬称」編

（7）「差し込み文書」→「差し込みフィールドの挿入」→「住所」「氏名」「敬称」をそれぞれクリック

 

 

【「住所」「氏名」「敬称」を差し込むとこのようになります】

 

<STEP5>データを差し込んでいく：「郵便番号」編

（8）住所の上をクリックし、カーソルを合わせ、キーボードのタブキーを2回押す。
（9）「挿入」→「テキストボックスの作成」→「横向きテキストボックスのの描画」をクリック。
（10）ドラッグをして郵便番号を挿入するための枠をつくる。枠の中にあらかじめ「〒」を入力しておく。
（11）「差し込み文書」→「差し込みフィールドの挿入」→「郵便番号」をクリック。

 

 

（12）つくった枠線を見えないようにします。枠を選択し、
「図形の書式設定」→「図形の枠線」→「枠線なし」をクリック。

 

<STEP6>レイアウトを整えていく

（13）「差し込み文書」→「結果のプレビュー」をクリック
そうするとデータが反映されたものが表示されます。この状態のまま文字を大きくしたり、位置をずらしたりして微調整していきましょう！

 

<STEP7>差出人を入れる

 

（14）差出人の情報を入れたい場合はテキストボックスを挿入して情報を入力しましょう。
方法は「挿入」→「テキストボックスの作成」→「横向きテキストボックスのの描画」をクリックし、ドラックをして枠を作り、情報を入力します。詳しい手順はSTEP5の郵便番号を入れる方法でチェック！

 

<番外編1>複数の宛先を連続で印刷する方法

（15）「差し込み文書」→差し込み範囲「すべて」（※）→「完了と差し込み」→「個々のドキュメントの編集」をクリック。
（※データの範囲を絞りたい場合は「ユーザー設定」でNoを指定する）

そうすると、新たにページが開かれます。そのページにはすべての宛先が載っているものが表示されます。このまま封筒をセットし印刷をかければ連続で印刷できます。

 

<番外編2>数字を縦にする方法

（16）住所の数字の部分を選択します。この場合「1-2-3」を一度に選択してはいけません。「1」「2」「3」をそれぞれ設定していきます。
「1」を選択→「ホーム」→「拡張書式」→「縦中横」→「OK」をクリック。

これを「2」と「3」も同じ手順で行います。

 

【数字を縦にできました！】

無料テンプレートを利用した宛名印刷について

ワードを使って封筒に宛名印刷する方法を説明しましたが、「どうもレイアウトが綺麗にできないな…」という方は無料のテンプレートを利用する方法もあります。
封筒のサイズごとに選んでダウンロードできます！しかし、宛名のデータを差し込む方法などの基本的な操作は、先ほど説明した通りですので、参考にしながらやってみてくださいね。

▼無料テンプレート
封筒の宛名印刷用無料テンプレート【縦書き・Word版】
【ラクスル】封筒の印刷テンプレート

ラベル印刷もおすすめ！

大量印刷するにしても、「封筒の大きさがバラバラ！」という場合にはラベル印刷もおすすめです。直接印刷するわけではないので、シールを貼るという手間は増えてしまいますが、封筒の大きさがさまざまでも柔軟に対応することができます！

ラベル印刷について知りたい人は以下の記事を参考にしてください。

まとめ

ワードとエクセルを使って直接封筒に宛名印刷する方法をご紹介しました。
ポイントになるのは「縦書き」か「横書き」かによって宛先データの登録内容が変わることです。縦書きであれば数字は漢数字でデータ入力し、数字や英語が多い場合は特にこだわりがないのであれば横書きにすると作業の手間が省けるのでおすすめです。
また、ちょっと複雑そうな作業に見えますが、一度設定してしまえば、データを更新しながらずっと使用することができるので、この機会にぜひ試してみてくださいね！

 

• 
• 
• 
• 
•